上線SPD之后，醫(yī)院的耗材基本通過SPD進(jìn)行統(tǒng)一管理，那么中心庫之前的備貨——“老轉(zhuǎn)新”耗材如何正常消耗？對(duì)于財(cái)務(wù)人員來說，醫(yī)用耗材是“物”也是“賬”，把庫房里的“老轉(zhuǎn)新”耗材納入SPD管理系統(tǒng)里面，是SPD建設(shè)的重要內(nèi)容，也是醫(yī)院管理者尤其是財(cái)務(wù)老師需要關(guān)注的重點(diǎn)工作。
什么是“老轉(zhuǎn)新”耗材？
在應(yīng)用SPD模式之前，醫(yī)院有內(nèi)部的物資管理系統(tǒng)，一般是HRP系統(tǒng)，耗材的出入庫信息在HRP上體現(xiàn)。但由于分類粗糙、管理粗放，HRP系統(tǒng)上的物資信息與庫房實(shí)物存在一定差異，在上線SPD之前，必須將這些物資做好梳理并納入SPD系統(tǒng)進(jìn)行統(tǒng)一管理。因此，這些上線SPD之前放在醫(yī)院中心庫房里的醫(yī)用耗材就是本文所說的“老轉(zhuǎn)新”耗材。
“老轉(zhuǎn)新”耗材為什么不好管？SPD一般怎么做？
“老轉(zhuǎn)新”耗材中，大部分為貨票同行的低值耗材，還有少部分是消耗后結(jié)算的高值耗材。把耗材從一個(gè)管理系統(tǒng)轉(zhuǎn)到另一個(gè)全新的系統(tǒng)本身就不簡單，再考慮到醫(yī)用耗材的品種品規(guī)之繁、備貨數(shù)量之多，做到SPD的精細(xì)化管理需要費(fèi)一番功夫。
耗材做系統(tǒng)遷移，首先要做的就是全面盤點(diǎn)。客觀來說，老系統(tǒng)對(duì)于耗材的管理比較粗放，物資字典不規(guī)范、不全面，存在系統(tǒng)和實(shí)物“對(duì)不上”“找不到”“不匹配”等情況，因此需要全面梳理保證系統(tǒng)和實(shí)物信息一致。由于工作量大，為了提高效率，SPD工作人員會(huì)全力配合醫(yī)院做老耗材盤點(diǎn)。
SPD工作人員先梳理醫(yī)院所有耗材的基礎(chǔ)資料并與實(shí)物對(duì)照確認(rèn)，帶著盤點(diǎn)表逐個(gè)盤點(diǎn)耗材品種、品規(guī)和數(shù)量，對(duì)于耗材規(guī)格甚至單位不一致的，需要另外做拆分和記錄，對(duì)于過期、近效期以及停用耗材要提醒醫(yī)院進(jìn)行處理并記錄，盤點(diǎn)時(shí)對(duì)整件區(qū)、拆零區(qū)進(jìn)行編號(hào)劃分，盤點(diǎn)后進(jìn)行復(fù)核確保準(zhǔn)確。
盤點(diǎn)后的數(shù)據(jù)形成“盤點(diǎn)表”，包含物資編碼、名稱、型號(hào)規(guī)格、單位、包裝信息、品牌、廠家、批號(hào)、數(shù)量等信息，將確認(rèn)后的數(shù)據(jù)表導(dǎo)入SPD系統(tǒng)，建立相應(yīng)的檔案和庫存記錄，并做好“貨票同行”分類選擇，與其他耗材做區(qū)分。最終，以實(shí)際盤點(diǎn)數(shù)據(jù)作為期初入庫數(shù)據(jù)，確保SPD系統(tǒng)庫存與實(shí)物一致。
期初入庫完成后，在SPD系統(tǒng)內(nèi)打印耗材條碼，在庫房對(duì)應(yīng)貨區(qū)將確認(rèn)入庫的耗材進(jìn)行全面賦碼，并按照管理要求整齊擺放。
至此，“老轉(zhuǎn)新”耗材完成SPD系統(tǒng)入庫，線下實(shí)物對(duì)應(yīng)賦碼，保證線上線下庫存一致，后續(xù)進(jìn)入SPD院內(nèi)流程正常消耗使用。
“老轉(zhuǎn)新”耗材如何走財(cái)務(wù)流程？
除了保證在SPD系統(tǒng)正常使用之外，“老轉(zhuǎn)新”耗材的財(cái)務(wù)流程怎么管，如何保證賬實(shí)相符？
“老轉(zhuǎn)新”的低值耗材屬于貨票同行模式，已經(jīng)與供應(yīng)商完成結(jié)算，入庫時(shí)不涉及財(cái)務(wù)流程，使用消耗后生成財(cái)務(wù)出庫單，供財(cái)務(wù)人員查閱應(yīng)用；審計(jì)老師在期初盤點(diǎn)時(shí)會(huì)進(jìn)行抽盤，確認(rèn)盤點(diǎn)規(guī)范無誤，保證后期賬務(wù)準(zhǔn)確。高值耗材經(jīng)過逐個(gè)掃碼盤點(diǎn)后進(jìn)行系統(tǒng)科室預(yù)入庫，SPD上線后直接走掃碼消耗流程。
由于“老轉(zhuǎn)新”耗材量大，可能會(huì)持續(xù)消耗幾個(gè)月時(shí)間，中間涉及出庫、結(jié)轉(zhuǎn)等節(jié)點(diǎn)，需要向財(cái)務(wù)人員提供對(duì)應(yīng)財(cái)務(wù)報(bào)表。以國醫(yī)科技的SPD為例，月底或每月會(huì)計(jì)賬期日，SPD系統(tǒng)會(huì)生成財(cái)務(wù)收支月報(bào)/財(cái)務(wù)進(jìn)銷存報(bào)表，依次統(tǒng)計(jì)賬期內(nèi)期初、本月入庫、本月減少（消耗）和期末結(jié)余的匯總數(shù)據(jù)，也就是一個(gè)賬期內(nèi)完整的財(cái)務(wù)“進(jìn)銷存”報(bào)表。報(bào)表內(nèi)單獨(dú)的“老轉(zhuǎn)新”列表可清晰顯示出“老庫存”的具體數(shù)據(jù)，供醫(yī)院財(cái)務(wù)老師查閱對(duì)賬，確保賬實(shí)相符。
對(duì)于“老轉(zhuǎn)新”耗材的SPD接管，是SPD對(duì)醫(yī)院物資進(jìn)行全面接管的重要一環(huán)。“老轉(zhuǎn)新”耗材是醫(yī)院傳統(tǒng)管理模式的一個(gè)縮影，從中可以窺探出管理的弊端和癥結(jié)，如何“對(duì)癥下藥”，在茫茫信息中把老庫存盤清、盤準(zhǔn)，并融入SPD系統(tǒng)建立院內(nèi)外全流程的精細(xì)化管理體系，對(duì)于SPD的實(shí)施與運(yùn)營工作來說是基本功也是專業(yè)考驗(yàn)。